Archief Beheer

 

 

 

 

 

Document Structuur Plan

Een overheidsorganisatie is verplicht een Document Structuur Plan te hebben. Een document structuur plan vormt een basis voor een digitaal archief. Een DSP biedt een voorschrift voor het verwerken van informatie binnen een organisatie zoals binnen een bedrijf of gemeente gebruikelijk. Er wordt een expliciete relatie gelegd tussen een document en de processen waarin het ontstaat of wordt vervangen. Ook wordt in het DSP rekening gehouden met de relevante wet- en regelgeving.

De twee uitgangspunten van een DSP:

  Het gebruik van informatie in het primaire proces.

  Het beheer van de informatie.

Als een organisatie het DSP op orde heeft, vormt dit een blauwdruk voor de inrichting van een digitaal archief.

Wat kun je met een Document Structuur Plan.

        Voldoen aan de wet;

        Grip op digitale duurzaamheid;

        Vormgeven aan integraalinformatiemanagement

        Documentstroomautomatisering

        Applicatiebeheer

        Inrichten van een Document Management Systeem.

 

Oplossing om documentstromen te kunnen beheren en beheersen zijn bijvoorbeeld een Document Managment Systeemen (DMS)

 

Document Management Systeem

Een Document Management Systeem wordt gebruikt om digitale dossiers en documenten in op te slaan. Een DMS heeft de structuur van een hangmappenkast. Dat wil zeggen dat u een document in een DMS op dezelfde wijze zoekt als een document in een hangmappenkast. Alleen dan natuurlijk digitaal. Dus als u de aanvraag voor een bouwvergunning zoekt van dhr. Jansen, gaat u in het fysieke geval naar de hangmappenkast met bouwbesluiten. U zoekt naar de het bouwdossier van dhr. Jansen en in het dossier gaat u op zoek naar de aanvraag van dhr.Jansen; hetzelfde doet een DMS.

Zoeken in een digitaal archief bespaart natuurlijk veel tijd. En dossier digitaliseren en opslaan in een digitaal archief bespaart veel ruimte. Dit zijn dan ook de twee belangrijkste redenen om over te gaan tot een digitaal archief.

Naast DM-systemen zijn er vele aanbieders van systemen om digitale documenten in op te slaan en in op te zoeken. Aan de verschillende systemen kleven voor- en nadelen. Zaak is om het systeem en de methode te gebruiker welke het beste past bij de organisatie en waar de mensen binnen die organisatie het beste mee overweg kunnen. 

 

 

 

 

 

Copyright Erik Buwalda 2014